广西师范大学

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关于做好2021年档案材料归档工作的通知
发送部门:档案馆  发布日期: 2021-04-07

各学院(部)、各单位:

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)《广西师范大学档案管理办法》等有关规定以及学校档案工作安排,为确保2020年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档,进一步推动学校档案工作规范化、制度化,现将2021年归档工作通知如下:

         一、归档范围

(一)各学院(部)、各单位在202011日至1231日形成的对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料。

1.归档的文件材料:纸质文件材料和以硬盘、光盘为载体的电子文件、声像文件等(如:电子文稿、数码照片、数码视频、数码录音等)。

2.归档的实物材料:各学院(部)、各单位和个人获省厅级以上奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗;与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物;或我校各学院(部)、各单位和教职工设计制作的具有历史文化意义的实物等。

3.归档的教学类材料(包括留学生学籍档案材料):2021届毕业研究生档案手册、毕业生相片册和毕业生就业协议书;2021届本科毕业生成绩单、教育实习和专业实习评价表、毕业生登记表、优秀毕业论文、毕业生就业协议书、毕业生照片册(与毕业证书同底、含电子版)、毕业照合影(含电子版)等

(二)2019年度应归档的会计档案:以《会计档案管理办法》 (财政部 国家档案局令第79号)规定的范围为准。

(三)往年遗漏又应归档的材料。

收集归档具体范围详见《广西师范大学各类档案归档范围和保管期限表》(附件1)。如本部门归档材料与《归档范围》不一致,请及时与档案馆联系,提出修改意见。

    二、归档要求

2021年档案归档工作实行线上线下结合的方式归档,具体归档要求如下:

(一)加强对归档工作的组织和领导

各学院(部)、各单位要高度重视归档工作,把归档工作纳入部门年度工作内容和工作职责,与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核;分管领导要发挥领导和协调作用,亲自靠前抓;档案员要切实履行归档职责,按照归档规范,完成本部门、本单位所形成的全部档案材料,确保档案归档质量。

(二)及时按照时间规定完成归档工作

各学院(部)、各单位要按照规定的时间归档,是否按时归档将作为年度档案工作考核的重要依据。按规定,各类档案应于630日前归档。部分教学类学籍档案可11月底以前归档,基建项目等专题性、成套性的项目档案,在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档,财会类档案可由部门暂时存满1年后,在每年的寒假前完成上一年度材料归档,毕业生照片档案(含底片、名单)在每年暑假前归档,干部、人事档案在材料形成后20天内归档,实物档案(如上级领导题词、废旧印章等)在形成后1个月内归档,随时接收学校临时性机构、重大活动形成的文件材料。根据实际情况,档案馆制定了各学院(部)、各单位具体归档时间,详见《2021年各学院(部)、各单位归档时间安排表》(附件2)。如有特殊情况,请联系档案馆予以调整。

(三)做好线上线下归档与档案交接

1.线下归档。各学院(部)、各单位档案员按照归档范围,按时按要求收集本部门形成的档案材料,汇总集中后进行分类预立卷,分类预立卷无误后再分卷编写页号。档案整理方法详见《广西师范大学档案类目划分与标识及档号编制方法》(附件3)、《广西师范大学档案归档基本业务规范》(附件4)或详见广西师范大学档案馆网站(http://dag.gxnu.edu.cn/业务指导——归档要求”一栏。对材料分类立卷及涉密文件材料(包括文书、科研、基建等材料)立卷归档有疑问的,可申请档案馆相关工作人员进行指导。

2.线上归档。线下组卷后,使用综合档案管理系统”(http://172.16.131.50/)线上录入案卷和卷内目录数据,具体详见《广西师范大学网上归档基本流程》(附件5)。

3.档案交接。线上数据录入完成后,联系档案馆工作人员进行数据审核,待审核无误之后,再打印档案目录,填写《档案移交情况说明》(附件6)一式2份,由本单位分管领导签字后加盖单位公章,与归档文件一并送至档案馆,办理档案验收移交手续。档案馆业务人员检查无误后签字确认,即退回一份目录由移交单位留底备查;凡不符合归档要求的,待重新修正后再补办移交手续。档案馆在接收纸质档案的同时,接收电子数据档案。各单位按要求将收集整理好的电子文件材料,用移动存储设备备份,移交档案馆鉴定归档或通过校园网邮箱发送至档案馆(邮箱archives@gxnu.edu.cn)。

    三、明确档案工作分管领导及档案员

因工作调整,各学院(部)、各单位档案员多有变更,为便于档案工作沟通,请各部门于49日上午12点前将《2021年各部门档案工作分管领导及档案员相关信息表》(附件7)发送到档案馆邮箱(archives@gxnu.edu.cn

     四、联系方式

    (一)立卷归档工作QQ群(师大档案管理群):145661257

(二)立卷归档业务指导联系人及电话详见《档案馆立卷归档业务指导分工与联系表》附件8

 

附件:1.广西师范大学档案归档范围和保管期限表

          2. 2021年各学院(部)、各单位归档时间安排表

     3.广西师范大学档案类目划分、标识及档号编制方法

     4.广西师范大学档案归档基本业务规范

     5.广西师范大学网上归档基本流程

     6.档案移交情况说明

     7.2021年各部门档案工作分管领导及档案员相关信息表

     8.档案馆立卷归档业务指导分工与联系表

                 

                            档案馆

                                       202147

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